Zeitmanagement lernen

...um Stress besser zu bewältigen

Einer der häufigsten Stressauslöser in der modernen Arbeitswelt ist Zeitdruck. Wir müssen immer mehr schaffen in derselben Zeit – dieses Phänomen nennt man Arbeitsverdichtung. Dadurch kommt es häufig zu Überstunden, wir fühlen uns verpflichtet, ständig erreichbar zu sein, und uns wächst der Alltag über den Kopf. Deshalb ist es so wichtig, dass wir lernen, mit unserer Zeit zu haushalten. Und vor allem: sie effektiv zu nutzen! Wenn du mehr über Zeitmanagement lernen möchtest, dann lies weiter…


Methoden für Zeitmanagement lernen

Gewissermaßen haben wir Glück, dass Zeitprobleme so weit verbreitet sind, denn dadurch wurden bereits viele Methoden für effektives Zeitmanagement konzipiert. Aber dieser Methoden-Dschungel kann manchmal auch ganz schön verwirrend sein… Aus diesem Grund stelle ich dir hier überblicksartig fünf erprobte Ideen vor, wie du deine Zeit erfolgbringend managen kannst:

To-Do-Listen – aber richtig!

Viele kennen und nutzen To-Do-Listen (die ein extrem sinnvolles Werkzeug sein können!), aber nur wenige wenden sie richtig an. Wer wahllos alle Aufgaben, die ihm einfallen, auf einen Zettel schreibt, riskiert:

  • Aufgaben lieber aufzuschreiben (und damit aufzuschieben), statt sie sofort zu erledigen
  • Den Überblick bei langen Listen zu verlieren
  • Überfordert und demotiviert zu werden von langen To-Do-Listen
  • Die zeitliche Planung aus den Augen zu verlieren.


Vielleicht hast du den einen oder anderen Punkt schon am eigenen Leib erfahren müssen. Damit unsere To-Do-Liste uns im Alltag unterstützt, sollten wir zunächst nur relevante Aufgaben in unsere Liste aufnehmen. Nach der Eisenhower-Matrix zum Beispiel können Aufgaben wichtig oder auch dringend sein. Und so ergeben sich vier Aufgabentypen:

  1. Wichtige und dringende Aufgaben: sofort erledigen!
  2. Wichtige und nicht dringende Aufgaben: im Kalender notieren – die machst du später!
  3. Nicht wichtige und dringende Aufgaben: delegiere sie nach Möglichkeit!
  4. Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben: streiche sie von deiner To-Do-Liste, sie sind irrelevant.


Wenn deine To-Do-Liste aufgeräumt ist, kannst du damit beginnen, für die einzelnen Aufgaben abzuschätzen, wie lang es dauert, sie zu erledigen. Als Faustregel gilt: Kurze Aufgaben, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, werden nicht auf die Liste geschrieben, sondern sofort erledigt! Allen anderen Aufgaben werden dann Zeit-Slots zugewiesen, in denen du sie erledigen möchtest.
Bei größeren Aufgaben kann es sich empfehlen, sie in mehrere Teilschritte zu unterteilen. Das gibt dir die nötige Motivation, anzufangen, weil du nun nicht mehr vor einem Riesen-Brocken stehst, sondern lediglich einen von mehreren Schritten machen musst.

Und als letzter Tipp an dieser Stelle: Plane immer einen zeitlichen Puffer ein! Es ist normal, dass uns etwas dazwischenkommt, wir mal nicht so konzentriert arbeiten können oder ein anderes Ereignis uns einen Strich durch die Rechnung macht. Kalkuliere das vorher in deine realistische Zeitplanung ein. Solltest du Glück haben und dir kommt einmal nichts dazwischen, dann kannst du auch schon für den nächsten Tag etwas vorarbeiten. Win-Win also!

Zusammengefasst sieht eine hilfreiche To-Do-Liste also so aus:

  • Sie enthält nur Aufgaben, die wichtig oder dringend sind
  • Ganz kurze Aufgaben werden nicht notiert (sondern sofort erledigt)
  • Die Dauer der Aufgaben wird abgeschätzt und die Aufgaben werden Zeit-Slots zugewiesen
  • Größere Aufgaben werden in Teilschritte untergliedert
  • Es wird ein zeitlicher Puffer eingeplant

Diese Liste erstellst du vor Arbeitsbeginn, optimalerweise bereits bei Arbeitsende für den nächsten Tag. So hast du noch frisch vor Augen, welche Aufgaben als Nächstes anstehen, und kannst den kommenden Tag rechtzeitig planen.

Routinen bilden

Routinen sind kleine Gewohnheiten, die sich im Arbeitskontext super eignen, um regelmäßige Aufgaben abzuarbeiten. Eine Routine sollte überschaubar gehalten werden und hilft dir dabei, deinen Tag zu strukturieren. Dinge, die du routiniert erledigst, laufen wie automatisch ab und bringen dich täglich einen Schritt näher zum Ziel. Dies kann eine Morgenroutine sein, bei der du dir einen Tee machst, deine Mails checkst und dann einen Statusbericht absendest. So ist der Start in den Tag immer gleich und du musst nicht überlegen, wie du heute loslegst, sondern kannst direkt einstiegen. Oder eine Abendroutine, in der du den vergangenen Tag reflektierst, den neuen Tag planst und mit einem Spaziergang den Feierabend einläutest. Überlege dir einmal: Wie könnte eine Routine für deinen Arbeitsalltag aussehen? 

Effektives Zeitmanagement durch Arbeitsblöcke

Vielleicht kennst du ja die Pomodoro-Methode von Francesco Cirillo: Kurze, aber hochintensive Arbeitsblöcke wechseln sich mit Minipausen ab. Nach einiger Zeit folgt dann eine längere Pause. Klassischerweise dauert eine Arbeitseinheit 25 Minuten. Dies erscheint dir vielleicht sehr kurz, allerdings widmest du diese 25 Minuten nur deiner Aufgabe, ohne Ablenkungen oder Unterbrechungen. Dann gönnst du deinem Gehirn eine fünfminütige Minipause, bis es im Anschluss wieder fokussiert weitergeht. Nach zwei Stunden (also vier Blöcken) legst du eine längere Erholungsphase ein (zwischen 10 und 30 Minuten). Du wirst sehen, dass du mit dieser besonderen Methode plötzlich mehr schaffst! Nach Bedarf kannst du die Dauer der Zeit-Slots auch an dich und deine Aufgaben anpassen.

Pausen sparen dir Zeit!

Vielleicht kennst du ja den Gedanken: „Ich habe jetzt keine Zeit für eine Pause, ich muss durcharbeiten!“. Was jedoch, wenn ich dir sage, dass durcharbeiten die Zeitverschwendung ist und Pausen dir mehr Zeit verschaffen? Wer sich regelmäßig erholt, der…

  • Ist frischer im Kopf und kreativer
  • Arbeitet konzentrierter
  • Ist motivierter
  • Macht weniger Fehler
  • Schafft mehr in kürzerer Zeit

Überzeugt? Dann probiere es selbst aus: Baue in deinen Alltag kleine Pausen ein, in denen du den Ort wechselst und für kurze Zeit etwas anderes (erholsames) tust. Zum Beispiel eine Atemübung! Für solche Minipausen reichen schon wenige Minuten. Wichtig ist, dass du die Pausen regelmäßig machst, und nicht erst, wenn du schon erschöpft bist. Wer erschöpft ist braucht längere Pausen, wer sich regelmäßig frühzeitig erholt, lädt seine Batterien viel schneller wieder auf.

Konzentrationsförderliche Umgebung

Um effektives Zeitmanagement zu erlernen, sollte man nicht nur wissen, welche Task wie lang dauert, sondern auch WIE du gut arbeiten kannst. Das ist für jeden verschieden: Der Eine arbeitet effektiv am Abend, der Nächste braucht absolute Stille und der Dritte begrüßt ein wenig klassische Musik im Hintergrund, um in den Flow zu kommen. Finde also heraus, was dich beflügelt und in welcher Umgebung du sagst: „Lass es uns anpacken!“ Dann schaff dir den Arbeitsplatz deiner Träume. Methoden, um deinen Arbeitsplatz konzentrationsförderlich zu gestalten, sind zum Beispiel:

  • Stille – alternativ: leise (ruhige) Instrumentalmusik
  • Ein leckeres Getränk
  • Ein aufgeräumter Arbeitsplatz
  • Angenehmer Duft
  • Bequeme oder schicke Kleidung
  • Angenehme Beleuchtung
  • Pflanzen
  • Persönliche Gegenstände wie Fotos
  • Wo würdest du gern arbeiten?

Diese Tipps helfen dabei, motiviert und konzentriert dranzubleiben. Und deshalb unterstützen sie dich auch beim Zeitmanagement!


Reflexion zum Zeitmanagement

Ich habe dir soeben fünf Möglichkeiten vorgestellt, um deine (Arbeits-) Zeit effektiv zu nutzen. Welche der Methoden gefällt dir am meisten? Welche möchtest du ausprobieren? Und welche Methoden fallen dir noch ein? Wenn du dir Unterstützung wünschst, wieder effektiv zu arbeiten, dann kannst du mir auch gern schreiben.

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Lies weiter, wie du glücklich arbeiten kannst! Oder finde heraus, welche kurzen Entspannungsübungen du in deinen Arbeitsalltag einbauen kannst. (Hier gelangst du zurück zur Artikelübersicht)