30 Tipps für produktives Arbeiten

Strategien für einen effektiven Arbeitsalltag


Produktiv arbeiten heißt, wertvolle Lebenszeit zu sparen. Daher ist die veraltete Definition von Produktivität (viel schaffen in wenig Zeit) eigentlich gar nicht so sinnvoll. Nein, ich finde: produktiv ist der, der…

  • Prioritäten setzt und sich auf das Wichtige fokussiert
  • Zeiteffizient vorgeht, statt lange Überstunden zu schieben
  • Motiviert im Flow arbeitet
  • Mit seiner eigenen Energie haushaltet
  • langfristig leistungsfähig bleibt


Übrigens: Wer glücklich arbeitet, arbeitet auch produktiver! Denn er ist motiviert und mit Herzblut dabei. Freue dich in diesem Artikel auf 40 Tipps, wie du produktiver arbeiten kannst – also mit mehr Freude, Effizienz und Fokus. Viel Vergnügen!

 

#1 Pufferzeiten

Verplane nicht deinen gesamten Arbeitstag, sondern plane mind. 25 % deiner Zeit als Puffer ein! Bei einem 8-Stunden-Arbeitstag würdest du also nur maximal 6 Stunden verplanen. Warum? Irgendetwas ist immer! Sei es, dass neue dringende Aufgaben sich in den Vordergrund drängen, oder dass wir einfach länger brauchen als geplant… Mit einem Puffer bleibst du auch bei unvorhergesehenen Abweichungen im Zeitplan. Und wenn du einmal kein Puffer brauchen solltest, kein Problem: Nutze die Zeit, um vorzuarbeiten oder um dich zu erholen. Win-win!

 

#2 Tagesziele

Setze nicht irgendwas auf deine To-Do-Liste, sondern setze dir ein Tagesziel. Was ist dein heutiges Ziel? Was wirst du heute erreichen? So unterteilst du automatisch in zielführende und nicht zielführende Aufgaben und fokussierst dich. Außerdem machst du so deinen Arbeitserfolg messbar!

 

#3 Wichtiges zuerst

Häufig schieben wir wichtige Dinge auf, weil sie leidig sind oder weil es „einen besseren Zeitpunkt“ dafür gibt. Wenn du jedoch vorab planst, was die wichtigste Aufgabe des heutigen Tages ist, und sie gleich morgens als Erstes erledigst, dann plagst dich nicht mehr mit dem Gefühl des „Das muss ich unbedingt noch tun…“ herum, hast den Kopf frei und zeitig für Erfolgsgefühle gesorgt.

 

#4 Routinierter Start

Starte deinen Arbeitstag immer auf die gleiche Weise. Denn so erleichterst du dir den Einstieg in die Arbeitshaltung! Du musst nicht überlegen, was du jetzt am besten zuerst erledigst, sondern fängst automatisch an. Das spart Zeit und Denkleistung. Geeignete Tasks für deine (kurze!) Morgenroutine könnten zum Beispiel diese sein: E-Mails checken oder die To-Dos für den heutigen Tag planen.


#5 To-Do-Liste aufräumen

Wenn man sich zu viel vornimmt, erreicht man manchmal gar nichts. Deshalb ist es sehr wichtig, die To-Do-Liste realistisch und möglichst schlank zu halten! Nicht jede Aufgabe hat es verdient, auf deiner To-Do-Liste zu erscheinen. Prüfe, welche Aufgaben du in deinem Kalender vertagen kannst oder welche du an jemand anderen abgeben kannst. Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, solltest du streichen!

(Dieser Tipp basiert auf dem Eisenhower-Prinzip, bei dem man sich zu jeder Aufgabe zwei Fragen stellt: Ist sie wichtig? Ist sie dringend? Nach Eisenhower erledigst du die verschiedenen Aufgaben so:

  • wichtig & dringend: sofort!
  • Wichtig & nicht dringend: im Kalender vertagen
  • Nicht wichtig & dringend: an jemanden delegieren
  • Nicht wichtig & nicht dringend: streichen)


#6 häufige kleine Pausen

Dieser Tipp überrascht dich vielleicht, aber viele Menschen machen ihre Pausen falsch. Je länger du wartest, bis du dich erholst, desto länger brauchst du am Ende, um zu regenerieren. Deshalb mache regelmäßig kleine Pausen – auch wenn du noch gar nicht erschöpft bist! So beugst du Erschöpfung vor und bleibst leistungsstark und motiviert. Du kannst hierfür zum Beispiel die Pomodoro-Methode ausprobieren. Oder du machst eine Pause alle 60-90 min (denn da lässt bei den meisten Menschen die Konzentration erheblich nach). Für eine Minipause können eine oder wenige Minuten schon reichen. 

(Ausnahme: Wenn du natürlich gerade im Flow bist, nutze diese hocheffektive Phase. Aber da denkst du wahrscheinlich eh nicht an Pause 😉)

#7 Feierabend einläuten

Um am nächsten Tag wieder durchstarten zu können, solltest du für einen klaren (gedanklichen) Abschluss deines Arbeitstages sorgen: ein Feierabendritual muss her! Um den Anfang der Freizeit zu markieren, kannst du den vergangenen Tag abschließen (z. B. die To-Do-Liste für morgen vorbereiten, über den zurückliegenden Tag reflektieren) oder etwas tun, das dich erholt und auf neue Gedanken bringt (z. B. spazieren gehen, Grüntee trinken). Wenn du dein Ritual immer ähnlich gestaltest, wirst du mit der Zeit besser darin, abzuschalten.

 

#8 Beurteile deine Produktivität

Blicke zurück auf die vergangenen Tage, Wochen und Jahre auf der Arbeit. Ist deine Zeitplanung realistisch? Was motiviert dich? Wann warst du früher produktiv? Was war da anders? Und wie kannst du deine Arbeit (in Teilen) wieder so gestalten wie damals?

 

#9 Pausengestaltung

Was tust du in deiner Pause? Wechselst du vom PC ans Handy, um private Mails zu checken – dann ist deine Pause vermutlich wenig erholsam. Versuche, etwas grundlegend anderes zu machen: geh spazieren, unterhalte dich mit jemandem, lies ein Buch, meditiere oder mach eine Atemübung. Wenn du zusätzlich noch den Ort wechselst, kommt dein Gehirn auf neue Gedanken. So geht regenerieren! 

 

#10 Abwechslung zwischen angenehm und unangenehm

Zu jedem Job gehören auch mal leidige Aufgaben dazu. Um deine Motivation nicht zu boykottieren, solltest du nicht all diese Aufgaben auf einen Tag aufschieben, sondern sie regelmäßig in kleinen Schritten abarbeiten. Lass angenehme und unangenehme Aufgaben einander abwechseln, damit du nicht nur schaffst, sondern dich auch auf etwas freuen kannst.

 

#11 Auf den Tag freuen

Wenn du morgens aufwachst und den Tag am liebsten vorspulen würdest, dann liegt es vermutlich daran, dass es nichts gibt, worauf du dich heute freust. Dieser Zwang ist aber ein wahrer Produktivitäts-Killer! Deshalb tue jeden Tag etwas, das dich glücklich macht und worauf du dich freuen kannst. Überprüfe direkt: Steht auf deiner To-Do-Liste für morgen schon etwas, für das du gern aufstehst?

 

#12 Schwarmintelligenz

Nutze den Vorteil vielfältiger Perspektiven, wenn du einmal nicht weiterkommst. Der Austausch mit anderen Menschen kann neue Einsichten und Lösungen bringen und hilft ganz nebenbei auch noch bei der Stressbewältigung. Ein gemeinsames Brainstorming kann die Blockade überwinden und für einen neuen Arbeitsflow sorgen!

 

#13 Beobachtungslernen

Wir können unser soziales Netzwerk auch als Lehrmeister in Sachen Produktivität nutzen. Kennst du jemanden, der dir ein Produktivitäts-Vorbild ist? Was macht er anders? Welche Methoden helfen deinen Bekannten, fokussiert zu arbeiten? Versuche nicht, als Einzelkämpfer das Rad neu zu erfinden, sondern wende Strategien an, die bewiesenermaßen funktionieren!

 

#14 Gewohnheitseffekt nutzen

Kleine Gewohnheiten sind sehr effektiv, wenn wir sie zu einem Teil unseres Lebens machen. Schaffe dir eine (am besten tägliche) Routine für eine wichtige Aufgabe. Und dann mache jeden Tag einen kleinen Schritt in die richtige Richtung (wenige Minuten). Du kannst dir z. B. angewöhnen, jeden Tag…

  • 5 min zu meditieren
  • Spazieren zu gehen
  • eine unangenehme Aufgabe abzuarbeiten

 

#15 die Kraft der Umgebung

Wie fühlst du dich an dem Ort, wo du arbeitest? Was denkst du, wenn du deinen Arbeitsbereich betrittst? Beantworte diese Frage ehrlich. Wenn du deinen Arbeitsplatz liebst, wirst du dich dort auch wohler fühlen – und besser arbeiten! Also richte es dir gemütlich ein, schaffe positive Impulse (z. B. mit Fotos) und bereite dir eine willkommen-heißende Atmosphäre (z. B. mit Tee, leiser Musik, Kerzenschein…). Herzlich willkommen in deinem Büro – viel Freude beim Arbeiten!

 

#16 Arbeite ergonomisch

Du bist häufig verspannt, hast Kopf-, Rücken- oder Gelenkschmerzen und sitzt unbequem? So kann sich ja kein Mensch konzentrieren! Sorge für höhenverstellbare Möbel und passe sie an deine Körpergröße an. Richte deinen Bildschirm so aus, dass dein Kopf (und damit der Rücken) gerade bleibt. Schone deine Handgelenke mit ergonomischer Maus und Tastatur. Und vor allem: Wechsle regelmäßig deine Haltung! Zusätzliche Bewegung bringt auch wieder Schwung ins Denken.

#17 Stress effektiv stoppen

Mit kühlem Kopf denkt und arbeitet es sich am besten. Was aber tun, wenn unser Stresslevel gerade auf 180 ist? Für diesen Fall solltest du ein paar kurze, simple und schnell wirksame Techniken an der Hand haben, um deinen Stress zu bewältigen. Besonders dafür geeignet sind Atemtechniken: Atme ruhig durch die Nase in den Bauch – zum Beispiel für 4 s ein und für 8 s aus. Oder probiere, zwischen Ein- und Ausatmung für 6-7 s die Luft anzuhalten. Wie fühlt sich das für dich an?

#18 Nein sagen

Du willst in Ruhe abarbeiten, aber ständig hilft dir jemand seine Aufgaben über? Da hilft nur eines: In den sauren Apfel beißen und Nein sagen. Biete an, zu einer anderen Zeit zu helfen oder begründe, weshalb du gerade keine Kapazitäten hast und selbst Hilfe bräuchtest. Das erleichtert das „Nein“ sowohl dir als auch deinem Gegenüber.

#19 Ablenkungen verringern

Was lenkt dich im Arbeitsalltag ab und raubt dir Zeit? Finde diese Zeitfresser heraus und ergreife Maßnahmen, um deinen Fokus zu wahren. Häufig hilft es, das Handy auf stumm zu stellen bzw. ganz auszuschalten, anderen mitzuteilen, für wie lang man nicht gestört werden möchte (notfalls mittels Schild), oder Noise-Cancelling-Kopfhörer zu nutzen (z. B. im Großraumbüro oder neben der Baustelle). Mache es dir so schwer wie möglich, dich ablenken zu lassen!

 

#20 für räumliche Trennung sorgen

Am besten arbeitest du in einem extra Raum. Allerdings ist mir bewusst, dass dies wegen Homeoffice oder Gruppenbüros nicht für jeden möglich ist. Trotzdem kannst du für räumliche Trennung sorgen: Indem du deinen Bereich nur für die Arbeit nutzt und für Freizeitaktivitäten den Ort verlässt. Oder indem du keine privaten Aufgaben (z. B. Rechnungen) an deinem Schreibtisch abarbeitest bzw. herumliegen lässt. Private Reize zerstreuen deine Konzentration. Deshalb trenne klar!

 

#21 für visuelle Trennung sorgen

Auch eine visuelle Abgrenzung kann dir helfen, dich an deinem Arbeitsplatz besser zu konzentrieren. Sorge mit Raumtrennern, Vorhängen und dergleichen dafür, dass du ungestört bist und dein Blick nicht abgelenkt wird.

 

#22 Halte Ordnung

Du betrittst dein Büro und blickst auf Berge alter Akten? Wenn auf deinem Schreibtisch verschiedenste Unterlagen verteilt liegen, wird es dir schwerfallen, einen klaren Gedanken zu fassen. Warum? Weil unser Gehirn all die verstreuten Reize aufnimmt, bewusst oder unbewusst. Sorge für Ordnung und Übersicht auf deinem Schreibtisch bzw. im Büro. Das sorgt für klare Gedanken und ganz nebenbei auch für eine gemütlichere Arbeitsatmosphäre.

 

#23 Setze dir zeitliche Grenzen

Arbeite nicht extensiv, sondern setze dir zeitliche Grenzen. Dies gilt sowohl für den gesamten Tag (bis wann möchte ich heute meine Arbeit getan haben?) als auch für einzelne Aufgaben (Wie viel Zeit nehme ich mir für diesen Task?). So verstrickst du dich nicht in zeitaufwändiges Micro-Management, sondern begrenzt von vornherein dein zeitliches Budget. Ein wichtiger Faktor für Effizienz!

 

#24 Pareto-Prinzip statt Perfektion

Alles muss perfekt sein – und das sprengt deinen Zeitplan? Kein Wunder, denn es kostet verhältnismäßig deutlich mehr Aufwand, die letzten 20 % Top-Leistung herauszuholen, als die 80 % solide Grundleistung abzuliefern. Nicht alles muss perfekt sein! Für die meisten Aktivitäten spielt es kaum eine Rolle, ob sie gut oder sehr gut erledigt wurden. Entscheide, bei welchen Tasks Perfektion dir einen entscheidenden Vorteil bringt. Und wenn das nicht der Fall ist, dann wende das Pareto-Prinzip an: 80 % sind gut genug! So erreichst du in einem Bruchteil der Zeit, was du erreichen musst.

 

#25 Schritt für Schritt

Große Aufgaben bereiten dir Bauchschmerzen, sodass du sie aufschiebst? Denk daran: Rom wurde nicht in einem Tag erbaut. Tue jeden Tag einen kleinen Schritt in Richtung Ziel, indem du die Aufgabe in Subziele unterteilst und jeden Tag ein paar Minuten abarbeitest. So hast du wenig Aufwand, keine Motivationstiefs und mit der Zeit dein Ziel erreicht. Wie versetzt man Berge? Richtig, Stein für Stein!

 

#26 dir geht ein Licht auf…

Licht beeinflusst deinen geistigen Zustand: Wenn du fokussiert und wach arbeiten möchtest, kann weißes Licht dir helfen. Möchtest du zur Ruhe kommen und dich wohlfühlen, dann ist warmes Licht hilfreich. Vermeide Störungen durch Schatten oder Spiegelungen auf dem Bildschirm und leuchte deinen Arbeitsplatz so aus, dass du gut sehen kannst, ohne geblendet zu werden. Das betrifft auch deinen PC: Vielleicht möchtest du die Bildschirmhelligkeit anpassen und den Augenschon-Modus nutzen? So kannst du besser arbeiten und schonst deine Augen.


#27 Vorbereitungen treffen

Bereite deinen Arbeitsplatz so vor, dass du alles hast, was du benötigts, um direkt loszulegen. Am besten triffst du diese Vorbereitungen schon am Vortag: Räume zu Feierabend deinen Schreibtisch auf und lege alles für morgen zurecht. So kannst du am nächsten Tag direkt (ohne Vorbereitungs-Hürde) loslegen. Das spart Zeit und motiviert!

 

#28 Meditation

Steigere deine Konzentration & Motivation, um besser zu arbeiten, mit Meditation. Das bedeutet nicht, dass du stundenlang in unbequemer Haltung auf dem Boden sitzen und nichts tun musst. Für Einsteiger gibt es im Internet zahlreiche geführte Meditationen. Oder du konzentrierst dich für mind. 5 min nur auf deinen Atem. Vielleicht möchtest du auch gemeinsam mit jemand anderem (online?) meditieren. Beobachte einmal, wie du dich danach fühlst. Was macht die neu gewonnene Ruhe und Klarheit mir dir im Arbeitsalltag?

 

#29 frischer Wind

Gib deinem Gehirn das, was es braucht, um optimal zu arbeiten. Dazu zählen nicht nur Essen uns Trinken, sondern eben auch Sauerstoff. Dieser verbraucht sich in einem kleinen Büro allerdings ziemlich schnell… Lüfte regelmäßig (z. B. in deinen Minipausen) oder gehe wenn möglich vor die Tür, um frische Luft zu schnappen. So vermeidest du Kopfschmerzen und hältst deine Leistungsfähigkeit oben!

#30 Arbeite in deiner Prime-Time

Finde heraus, zu welchen Zeiten du besonders effektiv arbeitest. Das kannst du zum Beispiel mit einer Tagesleistungskurve ermitteln. Dies ist ein Diagramm, bei dem du auf der horizontalen x-Achse die Uhrzeit und auf der vertikalen y-Achse deine Leistungsfähigkeit in Prozent einträgst. Erledige zu Leistungshochs Aufgaben, die schwierig oder besonders wichtig sind. In Leistungstiefs kannst du simple Aufgaben oder Pausen machen. Häufig haben Menschen vormittags ihr absolutes Hoch, mittags ein Tief und gegen Nachmittag oder Abend ein weiteres Hoch. Wie sieht es bei dir aus?

 

Geschafft!

Du hast es erfolgreich bis zum Ende der Liste geschafft! Welcher Tipp hat dir ein Aha-Erlebnis gegeben? Welche Tipps setzt du schon um? Natürlich musst du nicht jeden Tipp umsetzen, um effektiv arbeiten zu können – ganz im Gegenteil! Suche dir die Perlen heraus, die zu dir und deiner Arbeit passen. Wenn du Anregungen für mich hast, dann schreibe mir gern über das Kontaktformular - ich bin gespannt auf dein Feedback und wünsche dir von Herzen viel Freude bei der Arbeit!

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